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個人情報の取扱い

1.個人情報の利用目的について

当社は、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

(1)業務内容

  1. マンション・ビル等の総合管理に関する業務
  2. 工事の設計施工、監理および請負に関する業務
  3. 建物の診断、点検に関する業務
  4. アフターサービス代行に関する業務
  5. 損害保険の代理店事業に関する業務
  6. 住生活関連商品の販売に関する業務
  7. 不動産の売買、賃貸、それらの代理、仲介、管理その他付帯する業務
  8. 従業員採用業務
  9. 従業員雇用管理業務

(2)利用目的

  1. 管理組合と締結された委託契約に基づくマンション管理業務遂行のため
  2. 受託管理マンション・ビル等における緊急事態対応のため
  3. 管理組合または個人のお客様のご依頼に基づく工事などの遂行のため
  4. マンション分譲事業主と締結された委託契約に基づくアフターサービス代行業務遂行のため
  5. 損害保険の代理店事業の業務遂行のため
  6. 建築、住宅・不動産の販売・仲介、賃貸借、リフォーム、エネルギー供給、管理その他物品販売・サービスの提供・ご案内、またはアンケートのお願いをするため
  7. お客様のご依頼に基づくご入居前・後のメンテナンス工事およびアフターサービスなどのご連絡のため
  8. お客様からのお問合せまたはご要望事項への対応を行うため
  9. 当社で発行する広報誌やお客様へのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付のため
  10. 当社で取り扱う販売商品や各種サービスのご案内のため
  11. 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため
  12. 従業員の採用選考のため
  13. 従業員の雇用管理のため

<特定個人情報>
従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の特定個人情報の利用目的
当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票
支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等
に提出する事務のため

2.個人情報の共同利用について

お客さまよりご提供いただいた個人情報は、以下のとおり当社が所属するすてきナイスグループ各社で共同利用いたします。なお、ご提供いただいたお客様のみ個人情報の共同利用をさせていただきます。

<共同して利用される個人情報の項目>

氏名、住所、生年月日、電話番号、電子メールアドレス

<共同して利用する者の範囲>

すてきナイスグループ株式会社および同社のグループ会社
※共同利用する各社については別紙一覧表をご覧ください。

<共同して利用する者の利用目的>

売主がすてきナイスグループ各社のマンションのアフターサービス提供および各社の提供するサービス、商品に関する情報のお知らせのため

<共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称>

ナイスコミュニティー株式会社

<取得方法>

お客さまよりご提供いただいた「入居者登録届」「住まいのコンシェルジュシート」「媒介契約書」
※管理組合にご提出いただいている「居住者名簿届」の共同利用はございません。

3.個人情報の提供

個人情報の保護に関する法律第23条第1項、4項および5項に定める場合を除き、お客様の同意がない限り、第三者には提供いたしません。

ただし、指定流通機構に対し、下記にて、個人情報を提供いたしますので、ご同意をお願いします。なお、指定流通機構は宅地建物取引業法第50条の2の4により、国土交通大臣の指定を受けた公益法人であり、同法に定められた次の業務等を行っています。

  1. 専任媒介契約その他の宅地建物取引業に係る契約の目的物である宅地または建物の登録に関すること。
  2. 前号の登録に係る宅地または建物についての情報を、宅地建物取引業者に対し、定期的に又は依頼に応じて提供すること。
  3. 前二号に掲げるもののほか、前号の情報に関する統計の作成その他宅地および建物の取引の適正の確保および流通の円滑化を図る為に必要な業務。

当社は、指定流通機構に関する宅地建物取引業法の規定等に基づき、次の措置を取らせていただきます。

  1. 当社が、売却依頼を受けて、媒介契約を締結した場合、その物件情報を、相手方を探索するため指定流通機構に登録いたします。登録された物件情報及び売却希望者の方の氏名・住所等の情報は、指定流通機構の会員業者、購入希望者に提供されます。
  2. 登録された物件が制約した場合、その年月日、売買価格等を指定流通機構に通知いたします。
  3. 指定流通機構は、物件情報、成約情報(物件の概要、契約年月日、売買価格などの  情報で、売主・買主の指名は含まれません)を、宅地建物取引業法で規定する同機構の業務のために利用します。なお、その中には物件情報、成約情報を指定流通機構の会員業者や公的な団体へ電子データ等で提供することを含みます。
  4. 専任媒介契約および専属専任媒介契約の場合、以上の、指定流通機構への情報の登録・通知等は、宅地建物取引業法の規定に基づき実施いたします。
  5. 物件の購入希望者あるいは買主となられる方は、上の①~④の指定流通機構に関する措置等に基づいてご購入いただきます。
  6. 当社が、指定流通機構の物件情報等により物件購入の営業活動を行う場合は、その物件情報を購入希望者の方に提供すると共に、購入希望者の方の氏名、住所等を、売却営業を行う宅地建物取引業者、売却希望者に提供いたします。この提供については、本文5に記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。
  7. 当社は、指定流通機構から提供を受けた成約情報(売主・買主の氏名は含まない)あるいは、当社が関与した売買取引により得た成約情報を、当社が売買依頼等を受ける際の売買すべき価額またはその評価額を提示する意見の根拠として、当社の依頼者等に提供いたします。その際には、当該成約物件の特定が困難になる措置等を講じて実施いたします。なお、この提供については、本文5に記載のとおり、ご本人からの申出がありましたら取り止めさせていただきます。

4.個人情報取扱いの委託

上記利用目的のため、お客様の個人情報を外部に委託する場合がございます。その場合には個人情報の保護に対する十分な能力を有する先を選定するとともに、その委託先への適切な監督を実施し、個人情報の保護水準を確保いたします。

5.開示等の求めに応じる手続きについて

当社は、ご本人からの開示対象個人情報の開示、利用目的の通知、開示対象個人情報の内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等および第三者提供の停止(以下「開示等」という。)のご請求を受付いたします。開示等のご請求の手続きにつきましては、下記内容をご参照下さい。また具体的な内容につきましては下記の窓口までお問い合わせください。
なお、当該ご請求のうち、開示のご請求および利用目的の通知のご請求につきましては、当社所定の手数料(1,600円)をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。

(1)開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報について

当社が開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報(開示対象個人情報)について、以下の事項について公表いたします。

・開示対象個人情報の利用目的

  1. マンション・ビル等の総合管理に関する業務における、緊急事態対応のため
  2. 住生活関連商品の販売に関する業務における、お問合せまたはご要望事項への対応、当社で発行する広報誌やお客様へのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付、各種サービスのご案内のため
  3. 従業員採用業務における、採用選考のため
  4. 従業員雇用管理業務における、雇用管理のため

※開示対象個人情報とは、「体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの」を指します。

(2)開示等の求めに応じる手続きについて

  1. 開示等のご請求時は、先ずは下記窓口までご連絡下さい。
  2. ご本人または代理人に当社指定の「個人情報利用目的の通知・開示請求書」、「個人情報訂正等請求書」、「個人情報利用停止等請求書」、「委任状」(代理人を定めるとき)を郵送いたします。
  3. ご本人または代理人から前②項の請求書に内容記載のうえ当方まで返信をお願いいたします。その際に本人確認の書類等を同封下さい。
  4. 開示等請求に伴い、当方より「個人情報 開示通知書」にて通知させていただきます。
  5. 法令等の定めにより、開示等のご請求に対して、開示等の処置にお応え出来ない場合もございますのでご了承下さい。

(3)本人確認について

  1. 本人確認についての書類
    • 運転免許証
    • パスポート
    • 戸籍謄本
    • 健康保険の被保険者証
    • 国民年金手帳
    • その他本人確認できる公的書類
  2. ご本人の場合

    運転免許証やパスポートのような顔写真付の書類の場合は、どちらか一方のご提出をお願いいたします。 (それ以外の場合は、原則少なくとも2種類以上のご提出が必要です。)

  3. 代理人の場合

    本人または未成年者または成年被後見人の法定代理人の場合は、①の書類に加え、以下の書類のご提示をお願いいたします。

    • 法定代理人本人であることを確認する書類(運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上)
    • 法定代理権があることを確認する書類(戸籍謄本、健康保険被保険者証、登記事項証明書のうち1点)
    • 本人が委任した代理人の場合の場合は、①の書類に加え、以下の書類のご提示をお願いいたします。
    • 代理人本人であることを確認する書類(運転免許証、パスポート、戸籍謄本、健康保険の被保険者証、国民年金手帳、その他本人確認できる公的書類のうち2種類以上)
    • 当社所定の委任状
    • 本人の印鑑証明書
  4. 注)本人確認についてご提出いただく書類に、本籍地の情報が記載されている場合は、その箇所を塗りつぶしてお送りください。

6.個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

当社の個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

[個人情報についてのお問い合わせ先]
〒230-0051
横浜市鶴見区鶴見中央3-2-13 ニックハイム鶴見中央ビル2階
ナイスコミュニティー株式会社 本社 総務課 苦情相談窓口
[TEL] 045-501-5005 
[FAX]045-504-3498
[受付時間]
平日(10:00~17:00)土曜・日曜・祝祭日休み
[E-mail]
nicecom-comsoumu@nice.co.jp

なお、当社は、法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。下記団体では、当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談をお受けしております。

[認定個人情報保護団体の名称および苦情解決の連絡先]
〒106-0032
東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル12F
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
[TEL] 03-5860-7565 
[freedial]0120-700-779