ナイスコミュニティー株式会社

（1）業務内容

1. マンション・ビル等の総合管理に関する業務
2. 工事の設計施工、監理および請負に関する業務
3. 建物の診断、点検に関する業務
4. アフターサービス代行に関する業務
5. 損害保険の代理店事業に関する業務
6. 住生活関連商品の販売に関する業務
7. 不動産の売買、賃貸、それらの代理、仲介、管理その他付帯する業務
8. 従業員採用業務
9. 従業員雇用管理業務

（2）利用目的

1. 管理組合と締結された委託契約に基づくマンション管理業務遂行のため
2. 受託管理マンション・ビル等における緊急事態対応のため
3. 管理組合または個人のお客さまのご依頼に基づく工事などの遂行のため
4. マンション分譲事業主と締結された委託契約に基づくアフターサービス代行業務遂行のため
5. 損害保険の代理店事業の業務遂行のため
6. 建築、住宅・不動産の販売・仲介、賃貸借、リフォーム、エネルギー供給、管理その他物品販売・サービスの提供・ご案内、またはアンケートのお願いをするため
7. お客さまのご依頼に基づくご入居前・後のメンテナンス工事およびアフターサービスなどのご連絡のため
8. お客さまからのお問合せまたはご要望事項への対応を行うため
9. 当社で発行する広報誌やお客さまへのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付のため
10. 当社で取り扱う販売商品や各種サービスのご案内のため
11. 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため
12. 従業員の採用選考のため
13. 従業員の雇用管理のため

特定個人情報

従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の特定個人情報の利用目的

当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有識者等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため

＜共同して利用される個人情報の項目＞

本人の氏名、住所、電話番号、FAX 番号、電子メールアドレス、生年月日、性別、勤務先情報、保有資産情報、各種ID 番号、ご家族情報その他ご本人さまに関する情報、お問い合わせ対応履歴、アフターサービス・メンテナンス・不具合などの処理に必要な事項、当社との間の契約内容又は契約物件に関する情報等及び上記「共同利用に関する利用目的」に必要な範囲の項目

＜共同して利用する者の範囲＞

当グループ会社については「ナイスグループ会社一覧」へアクセスのうえご確認ください。
当グループ会社の各会社は新設、統廃合などにより変更される場合があります。

＜共同して利用する者の利用目的＞

1. お客さまからご請求いただいた資料をお届けするため
2. お客さまからのお問い合わせにお答えするため
3. お客さまからご依頼いただいたサービスを実施するため
4. お客さまとの間における契約の準備・交渉・締結・履行、その他の取引の管理のため
5. 建築、住宅・不動産の販売・仲介、賃貸借、リフォーム、エネルギー供給、管理、保険媒介代理業、放送その他物品販売・サービスのご提供・ご案内、イベント告知又はアンケートのお願いをするため
6. お客さまのご依頼に基づくご契約手続き、借入れ手続き、登記手続き、引渡し手続き等に必要な書類の請求・取得・作成・提出等のため
7. お客さまのご依頼に基づくご入居前・後のメンテナンス工事及びアフターサービス等のご連絡のため
8. 顧客動向分析（マーケティング）、商品・サービスの改善・開発等の調査分析のため
9. 会社監査上の確認作業のため
10. その他当社及び当グループ会社の事業に付帯・関連する事項のため

ただし、当グループ会社が過去に分譲・供給した物件に限り共同利用するものとします。

＜共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称＞

横浜市鶴見区鶴見中央3-2-13
ナイスコミュニティー株式会社
代表取締役社長 松下 勝則

＜取得方法＞

口頭（電話・面談等）、ウェブ上の入力フォーム、契約書、アンケート、その他書面（電子的・磁気的方式等によって作られた記録含む）

(1) 基本方針の策定

当社は、個人データ（個人情報保護法により定義された「個人データ」をいい、以下同様とします。）の適正な取り扱いの確保のため、プライバシーポリシーを策定し、本ページにて公表しております。

(2) 個人データの取り扱いに係る体制の整備

当社は、個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定めた個人情報の取り扱いに関する規程を策定し、運用しております。

(3) 組織的安全管理措置

当社は、個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、当社における個人データの取り扱い等の運用の改善等を継続的に行っております。
また、不正アクセスや漏えい等の事案が発生し又は発生するおそれがあることが発見された場合の責任者や関係部門への報告・連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況については、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門による監査を実施しております。

(4) 人的安全管理措置

当社は、個人情報の保護に関する法律をはじめとする法令や個人データの取り扱いに関する留意事項について、社員に対し定期的又は随時に研修を実施しております。また、社員の入社時に秘密保持に関する誓約書を徴収しております。

(5) 物理的安全管理措置

当社は、ICカードによる認証や記録の取得・保存等による当社施設への入退管理を実施しております。
また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないようにするための措置を実施しております。

(6) 技術的安全管理措置

当社は、適切なアクセス制御を実施して、取り扱う個人情報データベース等及び担当者の範囲を限定しております。
また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

(7) 外的環境の把握

外国に個人情報を保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。

（1）開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報について

当社が開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報（保有個人データ）について、以下の事項について公表いたします。

保有個人データの利用目的

• マンション・ビル等の総合管理に関する業務における、緊急事態対応のため
• 住生活関連商品の販売に関する業務における、お問合せまたはご要望事項への対応、当社で発行する広報誌やお客さまへのサービス向上を目的とする各種アンケートなどの送付、各種サービスのご案内のため
• 従業員採用業務における、採用選考のため
• 従業員雇用管理業務における、雇用管理のため

※保有個人データとは、「体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの」を指します。

（2）開示等の請求に応じる手続きについて

開示等のご請求時は、先ずは下記窓口までご連絡下さい。
ご本人または代理人に当社指定の「個人情報利用目的の通知・開示請求書」、「個人情報訂正等請求書」、「個人情報利用停止等請求書」、「委任状」（代理人を定めるとき）を郵送いたします。
ご本人または代理人から前②項の請求書に内容記載のうえ当方まで返信をお願いいたします。その際に（3）に示す本人確認または代理人の確認のための書類を同封下さい。
開示等請求に伴い、当方より「個人情報 開示通知書」にて通知させていただきます。
法令等の定めにより、開示等のご請求に対して、開示等の処置にお応えできない場合もございますのでご了承下さい。

（3）本人確認または代理人の確認のための書類について

1. 請求者が本人の場合
   個人番号カードの表面、運転免許証、健康保険資格確認書、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー
2. 委任による代理人の場合
   ⅰ)代理人ご自身の本人確認書類
   　代理人の個人番号カードの表面、運転免許証、健康保険資格確認書、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー
   ⅱ)請求対象たる本人の本人確認書類
   　代理人の個人番号カードの表面、運転免許証、健康保険資格確認書、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー
   ⅲ)請求対象たる本人からの委任状
   　当方からお送りする委任状の書式を使用してください。また、本人の押印を得てください。
3. 法定代理人の場合
   ⅰ)代理人ご自身の本人確認書類
   　代理人の個人番号カードの表面、運転免許証、健康保険資格確認書、年金手帳、パスポートのいずれかのコピー
   ⅱ)正当な法定代理人であることを証明する書類
   　未成年者の法定代理人の場合：戸籍謄本等
   　成年被後見人の法定代理人の場合：裁判記録または登記簿